Mettre en place et gérer un bureau de projets

Cet atelier s'adresse aux :

• Directeur de projet ;
• Directeur de BdP / PMO (Project Management Office en anglais) en place ou récemment nommé ;
• Chef.fe de service ou membre de comité de direction souhaitant évaluer l'opportunité d'un BP ;
• Chef.fe de projet confirmé.e qui doit assumer des fonctions de BP ;
• Responsable organisation ou qualité projet.

Histoire et types de bureaux de projets

Etude du contexte

• Identifier la culture organisationnelle et et de projet ;
• Évaluer le niveau de maturité en gestion de projet et sa future évolution ;
• De qui vient la demande ?
• Les typologies existantes.

Conception et planification du projet “Mise en place d’un BP”

• OBJECTIFS : objectifs à court, moyen et long termes (inspiration selon catégories de bureaux de projets / écriture des spécifications fonctionnelles)

• Le QUOI : services identifiés (selon checklist) pour répondre aux objectifs ci-dessus, ainsi que livrables associés (exemples: tableau de bord multi-projet, gabarits de plan de projet, cycle de vie indiquant conditions de passage des jalons porte, etc.), gouvernance à mettre en place, budget de fonctionnement, rapports de suivi, etc. Et définition des activités pour produire tous ces livrables.

• La QUALITÉ : indicateurs en lien avec les livrables ci-dessus

• Le QUI : étude des parties prenantes, définition des impacts sur elles du bureau de projet, identificaiton de premières stratégies en termes de périmètre, communication, changement et gouvernance

Contraintes, conditions, facteurs de succès

• Le QUI : définir les ressources, leurs et responsabilités dans la montage du bureau de projet, définir la gouvernance du projet (incluant le sponsor) ainsi que les fournisseurs / sous-contractants le cas échéant

• Les DELAIS : planifier les délais et jalons du projet

• Le BUDGET : établir le budget pour monter le bureau de projets mais aussi montrer la rentabilité future

• Les RISQUES : analyser et traiter les risques du projet

Communication et gestion du changement

• Définir le plan de communication et la gestion du changement, inclure les actions dans la planification.

• Le PILOTAGE : créer le tableau de bord de la mise en place du bureau de projets avec des indicateurs en lien avec les objectifs initiaux

Des gabarits

• Tableau de bord multiprojet ;
• Plan de projet et validation de projet ;
• Cycle de projet ;
• Des éléments clé de consolidation (revue multiprojet par un BP de contrôle)

Promotion du projet 

Jeu de rôle de vente du projet à la hiérarchie

Suivi du bureau du BP

• Raisons d’échec ;
• Critères de succès ;
• Indicateurs de succès.

• Apprendre à définir le cahier des charges de son (futur) BdP
• Connaître les différents positionnements d'un bureau de projets et choisir le(les) plus pertinent(s)
• Connaître la liste exhaustive des services pertinents d’un BdP
• Apprendre à définir les meilleures stratégies de mise en œuvre du BdP selon les parties prenantes
• Apprendre à planifier la mise en place d’un BdP
• S’exercer à faire la promotion d’un BdP auprès de sa direction / des parties prenantes
• Connaître les raisons d’échec et mesurer les succès d'un bureau de projets

Notre atelier nécessite au préalable d'avoir suivi un atelier en management de projets. Pourquoi ne pas commencer par celui-ci ! 

La durée de notre programme sur la gestion d'un bureau de projets est de 2 jours, soit 14 heures. Cette durée peut toutefois être modifiée pour des contenus sur mesure.