Mettre en place et gérer un Bureau de Projets (BdP / PMO)

2 jours, soit 14 heures

Cette durée peut toutefois être modifiée pour des contenus sur mesure

Directeur de projet, directeur des projets.

Directeur de BdP / PMO (Project Management Office en anglais) en place ou récemment nommé.

Chef de service ou membre de comité de direction souhaitant évaluer l'opportunité d'un BP.

Chef de projet confirmé qui doit assumer des fonctions de BP.

Responsable organisation, ou qualité projet.

- Apprendre à définir le cahier des charges de son (futur) BdP

- Connaître les différents positionnements d'un bureau de projets et choisir le(les) plus pertinent(s) 

- Connaître la liste exhaustive des services pertinents d’un BdP

- Apprendre à définir les meilleures stratégies de mise en œuvre du BdP selon les parties prenantes 

- Apprendre à planifier la mise en place d’un BdP

- S’exercer à faire la promotion d’un BdP auprès de sa direction / des parties prenantes

- Connaître les raisons d’échec et mesurer les succès d'un bureau de projets

Avoir suivi un atelier en management de projets. Pourquoi ne pas commencer par celui-ci?

"Un bureau de projets pour faire quoi?", "Comment mesurer le succès / la valeur d'un bureau de projets?", "Comment s'assurer que le bureau de projets répond aux demandes sur le terrain?", "Un bureau de projets pour quoi?", "Comment convaincre les parties prenantes de la nécessité d'un bureau de projets?", "Comment garantir le succès d'un bureau de projet?", "Qu'est-ce qu'un bureau de projets?", "A quoi sert un bureau de projet?", "Ciel, on m'a demandé de monter un bureau de projets!", "Les bureaux de projets ne sont-ils pas tous les mêmes?", "Qui devrait être à la tête du bureau des projets?", Qui devrait travailler dans un bureau de projets?", "Comment pérenniser un bureau d projets?", "Quels gabarits pour un bureau de projets?""Qu'est-ce qu'un bureau de projets?", "A quoi sert un bureau de projet?", "Ciel, on m'a demandé de monter un bureau de projets!", "Les bureaux de projets ne sont-ils pas tous les mêmes?", "Qui devrait être à la tête du bureau des projets?", Qui devrait travailler dans un bureau de projets?"

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Histoire et types de bureaux de projets

Etude du contexte

Identifier la culture organisationnelle et et de projet

Evaluer le niveau de maturité en gestion de projet et sa future évolution

De qui vient la demande? 

Les typologies existantes

Conception et planification du projet “Mise en place d’un BP”

OBJECTIFS: objectifs à court, moyen et long termes (inspiration selon catégories de bureaux de projets / écriture des spécifications fonctionnelles)

Le QUOI: services identifiés (selon checklist) pour répondre aux objectifs ci-dessus, ainsi que livrables associés (exemples: tableau de bord multi-projet, gabarits de plan de projet, cycle de vie indiquant conditions de passage des jalons porte, etc.), gouvernance à mettre en place, budget de fonctionnement, rapports de suivi, etc. Et définition des activités pour produire tous ces livrables.

La QUALITÉ: indicateurs en lien avec les livrables ci-dessus 

Le QUI: étude des parties prenantes, définition des impacts sur elles du bureau de projet, identificaiton de premières stratégies en termes de périmètre, communication, changement et gouvernance

CONTRAINTES, CONDITIONS, FACTEURS DE SUCCÈS

Le QUI: définir les ressources, leurs et responsabilités dans la montage du bureau de projet, définir la gouvernance du projet (incluant le sponsor) ainsi que les fournisseurs / sous-contractants le cas échéant

Les DELAIS: planifier les délais et jalons du projet 

Le BUDGET: établir le budget pour monter le bureau de projets mais aussi montrer la rentabilité future

Les RISQUES: analyser et traiter les risques du projet

COMMUNICATION et GESTION DU CHANGEMENT: définir le plan de communication et la gestion du changement, inclure les actions dans la planification

Le PILOTAGE: créer le tableau de bord de la mise en place du bureau de projets avec des indicateurs en lien avec les objectifs initiaux

Des gabarits

- Tableau de bord multiprojet

- Plan de projet et validation de projet

- Cycle de projet

- Des éléments clé de consolidation (revue multiprojet par un BP de contrôle)

Promotion du projet 

Jeu de rôle de vente du projet à la hiérarchie

Suivi du bureau du BP

- Raisons d’échec

- Critères de succès

- Indicateurs de succès

Le montage du bureau de projet est abordé ici comme un projet en tant que tel avec toutes ses phases.

L'approche inclut des documents outils de projet, mais aussi des documents référence en termes de description des services d’un bureau de projets, des indicateurs spécifiques à la mesure du succès d’un bureau de projet, une pratique de promotion de BP auprès de sa direction. 

Afin d'outiller les personnes responsables de mettre en place un bureau de projets au maximum avant de retourner sur le terrain pour finaliser la planification et convaincre :-).